Bu yazının amacı, bilgisayar dünyasında kullanılan döküman yönetim sistemlerinin genel bir tanımını yapmak ve bir doküman yönetim sisteminin yapısını açıklamaktır.

Genel olarak bir doküman yönetim sistemi (document management system), herhangi bir organizasyondaki dokümanların (yazışmalar, evraklar, formlar veya resimler gibi) takibini yapmayı, tasnif ederek erişimini kolay hale getirmeyi, sorgulamalara ve aramalara cevap vermeyi hedefler.

Daha büyük ölçekte, içerik yönetim sisteminin bir parçası olarak görülebilir.

Bir doküman yönetim sisteminde, şart olmamakla birlikte genelde aşağıdaki öğeler bulunur:

Üst bilgi (Metadata): Bir dokümanın, doğrudan içeriğine ait olmayan ancak dokümanın algılanması ve kullanılması sırasında işe yarayan bilgilerdir. Örneğin bir resmin çekildiği tarih, veya sisteme kaydedildiği tarih, dokümanın üst bilgisidir ancak bu bilgi resmin içnde yer almak zorunda değildir.

Havuz (repository): Doküman yönetim sistemlerinde (document management systems) kullanılan ve dokümanların saklandığı alandır. Basitçe havuza nasıl erişileceği, kimlerin ne kadarına erişeceği veya dokümanların havuzda nasıl tutulacağı, doküman yönetim sistemi tarafından belirlenir. Örneğin dokümanların doğru bir veri tabanı yönetim sistemi tarafından (database management system , DBMS) nasıl kullanılacağı bir havuz problemidir.

Bütünleşme (Integration): Dokümanlar ile uygulamalar arasındaki ilişkidir. Örneğin bir kullanıcı bilgisayarında tuttuğu hesaplama tablolarını bir uygulama üzerinden kullanmaktayken (örneğin MS Excel veya Open Office Calc gibi) bu veriler doküman yönetim sisteminin havuzunda durmaktadır. Kullanıcı şeffaf bir doküman yönetim sisteminde (transparent) sadece uygulama ile muhatap olurken, doküman yönetim sistemi, arka planda kullanıcının verileri ile uygulamayı bütünleştirmektedir.

Fihristleyici (Indexer): Dokümanların kolay erişilmesi için belirli bir fihrist yapısına oturtulmasını sağlayan programdır. Örneğin dokümanların ağaç yapısında (tree) veya özetleme tablolarında (hash table) tutulması, arama sırasında, daha hızlı erişilmesini sağlar. İşte fihristleyici bu görevi üstlenerek uygun veri yapısı üzerinde (data structure) dokümanlara erişim sağlamaktadır.

Getirme (Retrieval): Dokümanın havuzdan getirilmesi işlemidir. Çeşitli sistemlerde oldukça karmaşık yapılara ulaşabilir. Örneğin internet üzerinde arama yapan bir motorun (örneğin google) desteklediği arama cümlelerini kabul eden bir doküman yönetim sisteminin, fihristleyici üzerinde doğru erişimleri yapması ve getirmesi, normalden daha karmaşık algoritmalar gerektirmektedir. Hatta günümüzde doğal dil işleme (natural language processing) kullanılarak, kullanıcıların konuşur gibi, sistemden doküman aramaları ve doküman yönetim sisteminin (DMS) bu dokümanı bulup getirmesi mümkün hale gelmiştir. Ayrıca getirilen sonuçların kullanıcıya gösterilmesi sırasındaki sıralama da ayrıca önem taşımaktadır. Örneğin 100 adet doküman döndüren bir aramanın sonucunda hangi dokümanın ilk sırada gösterileceği, skorlama algoritmaları ile çözülmektedir ve bütün bu işlemler “getirme” (retrieval) olarak geçmektedir.

Dağıtım (Distribution):Bu terim aslında literatürde bilgisayar bilimi temelli kişiler için bir karmaşıklık oluşturmaktadır. Literatürde iki farklı anlamda kullanıldığı görülebilir. Birincisi çok yoğun ve yüksek miktarda verilerin saklandığı ortamlarda, kaynakların verimli kullanılması için dokümanların dağıtılmasıdır. Bu klasik bilgisayar bilimleri tanımı olup tamamen yük kaygısı ile performans arttırma amaçlı yapılan bir işlemdir. Örneğin bir bankanın her şubesinin kendi dokümanını, kendi şubesinde tutması ve verilere erişimde hız kazanması gibi. Öte yandan doküman yönetim sistemlerinde bir dokümanın, taraflar arasında dağıtılması da bir problemdir. Örneğin hukuki bir metni, bütün muhataplarının okumuş olduğunun garanti edilmesi, hatta dijital olarak imzalaması (tebliğ / tebellüğ edilmesi) bir sözleşmenin bütün ilgili ve sadece ilgili kişiler tarafından okunması gibi problemler de dağıtım başlığı altında geçmekte olup bazı doküman yönetim sistemlerinde desteklenen özelliklerdendir.

Güvenlik (Security): Doküman yönetim sistemindeki kullanıcıların kendi yetkileri (authentication) çerçevesinde erişime sahip olması ve dokümanların tam olarak korunuyor olmasıdır.

İş akışı (workflow): Bir dokümanın izlemesi gereken yolları belirtir. Örneğin bir satış işlemi sırasında, önce satış sözleşmesinin taraflarca onaylanması, satıcı tarafın deposuna sevk emrinin geçirilmesi, depodan çıkan ürünlerin taşıyıcı firma tarafından onayı, aradaki sigorta evraklarının tanzimi, alıcı firma tarafından malların alındığını onaylayan dokümanlar ve nihayetinde para transferini onaylayan banka dokümanlarının tamamı doküman yönetim sistemi tarafından takip edilip doğru sıra ile, doğru taraflar tarafından, evrak atlanmadan yapılmış mı diye sorgulanabilir. Elektronik doküman yönetim sistemleri (electronic document management system), bu kontrol işlemlerinin tamamının otomatik olarak yapılmasını ve ilgili kullanıcılara raporlanmasını hedefler.

Sürümleme (Versioning) : Bir doküman üzerinde değişik zamanlarda yapılan çalışmaların takip edilmesini hedefler. Örneğin dokümanda yapılan her işlem yeni bir sürüm numarası ile saklanır ve kullanıcılar gerekli gördükleri durumlarda, eski sürümlere dönerek işlem yapabilir.

Yayınlama (Publishing): Dokümanın tam olarak doğru algılanmasını sağlamak amacıyla, doküman üzerinde, yanlış anlamalara mahal verebilecek bütün eksiklik ve hataların düzeltilmes, tahsis edilmesi ve redaksiyonu işlemidir. Yayına hazırlanan bir dokümanın standartlarının belirlenmesinde ayrıca dokümanlar kullanılmaktadır.

312 views

Bu yazının amacı, veri güvenliği ve şifreleme konusunda kullanılan ve temel şifreleme algoritmalarını öğrenmek için geliştirilmiş olan Crypttool programında basit bir uygulamanın geliştirilmesidir.

Programda, ilkel şifrelemelerden, kaydırma şifrelemesi (shift cipher) uygulamasını açıklayalım. Diğer algoritmalar da burada yapılan açıklamaya benzer şekilde denenebilir.

Öncelikle sistemde kullanacağımız şifreleme için bir girdi belirlememiz gerekiyor. Bu girdiyi, dosya, clipboard gibi çeşitli kaynaklardan belirleyebiliriz ancak biz elle yazacağımız bir girdiyi kullanacağız. Bunun için text input öğesini sisteme ekliyoruz.

Tool grubu tıklanarak açılır:

Ardından, Input altında bulunan, TextInput seçilir.

Seçtiğimiz öğe, çizim alanına taşınır:

Yerleştirme işleminden sonra öğeye sağ tuş ile tıklanıldığında, yukarıdaki şekilde bir menü açılır.

Bu menüde, kodlama (encoding) seçenekleri değiştirilebilir. Şayet kullandığınız işletim sisteminde kodlama ile ilgili bir probleminiz bulunmuyorsa (örneğin Türkçe karakterler için) default seçili bırakılabilir veya daha az problem yaşanması için UTF-8 seçilmesi tavsiye edilir.

TextInput nesnemize sağ tuşla tıklayarak open diyoruz ve aşağıdaki şekilde metin girebileceğimiz bir editör açılıyor:

Ekranda görüldüğü şekilde kodlanmasını istediğimiz verileri giriyoruz.

Sırada şifreleme algoritmamızı ve çıktı için gerekli olan araçları eklemek var. Bunun için önce, Classic Ciphers altında bulunan Ceaser, ardından da Tools altında bulunan TextOutput seçerek çalışma alanımıza ekliyoruz.

Eklenen bu blok diyagramlarını bağlamak için diyagramların kenarlarında olan üçgenlerden tutup bağlamak gerekiyor.

Artık şifreleme sistemimiz hazır. Denemek için herhangi bir ayarı değiştirmeden çalıştıralım.

Home sekmesi altında bulunan play tuşuna basıyoruz ve ekrandaki diyagram yeşil renk alıyor. Bu şu anda çalışıyor olduğunu gösteriyor. TextOutput nesnesine tıklayarak açarsak mesajımızın şifrelenmiş halini görebiliriz. Çalışmayı durdurarak değişiklik yapmaya devam etmek için stop düğmesine basalım.

Şifreleme algoritmasını doğru çalıştığını görmek için aşağıdaki şekilde bir ceasar şifreleme bloğu ve bir TextOutput daha sisteme ekliyoruz.

İkinci eklediğimiz Ceaser kutusunun şifreli mesajı açabilmesi için özelliğini decrypt olarak ayarlıyoruz.

Sistemi çalıştırıp, yeni eklediğimiz TextOutput değerini okuduğumuzda, giriş için verdiğimiz mesajın aynısını aldığımızı görebiliriz.

Bunun sebebi, mesajın önce şifrelenip sonra açılmış olmasıdır.

132 views

Bu yazının amacı, MS Excel programında kullanılan grafik çizimini ve çizilen grafiklerin nasıl değiştirileceğini anlatmaktır.

Herhangi bir Excel dosyası açıldıktan sonra, aşağıdaki örnek tablo hazırlanabilir. Bu tabloyu bundan sonraki grafiklerin çiziminde örnek olarak kullanacağız:

Grafik çizimi için öncelikle tablonun taranması gerekir. Ardından ekle sekmesinde bulunan grafik seçeneklerinden birisinin seçilmesi yeterlidir:

Örnek olarak sütun grafiği ile başlayacağız. En basit sütun grafiğini seçiyoruz:

Tıklanmanın ardından grafik otomatik olarak eklenir.

Bu ekleme işlemi otomatik olarak yapılmıştır. Office 2010 sürümünde, grafik ile ilgili detay ayarları, grafik eklendikten sonra yapılabilmektedir. Yukarıdaki şekilde grafiğin tipi seçildikten sonra, grafiğe tıklanarak ayarlamak istediğimiz bileşene tıklamamız gerekir.

Öncelikle veri serilerini biçimlendirerek başlayalım. Grafikte bulunan bir seriye tek tıklandığı zaman seri seçilebilir. İkinci tıklama ise sadece tıklanan veriyi seçer.

Örneğin yukarıdaki şekilde, ali serisi seçilmiştir ve bütün mavi veriler etrafında seçim belirtilmiştir.

Bu durumdayken farenin sağ tuşuna tıklanırsa aşağıdaki şekilde menü açılır:

Açılan menüden veri serilerini biçimlendir seçeneğini seçiyoruz.

Açılan menüde, seriler ile ilgili biçimlendirme yapılabilir. Örneğin serilerin arasındaki boşluk ve birbiri üzerine binmesi bu ekranda bulunan ayar çubukları ile yapılabilir. Benzer şekilde serinin arkasında bulunan veri okumak için kullanılan y ekseni özel olarak biçimlendirilebilir. Bu biçimlendirme işlemi, serimizi grafikten ayırıp ikinci bir y ekseni tanımlama imkanı sunar. Örneğin yukarıdaki diyalogta bulunan ikincil eksen seçilirse bu durumda veri serimiz normal eksenden ayrılır.

Görüldüğü üzere seçili olan serimiz mevcut grafikten ayrılıp öne getirilmiş ve sağda ikinci bir y ekseni eklenmiştir. Tekrar eski haline geri getirmek için seri seçiliyken birincil eksen geri seçilebilir.

Veri serisinin içindeki dolgu rengini değiştirmek mümkündür. Bunun için yukarıdaki diyalogtan dolgu sekmesine geçmek gerekir.

Dolguya geçtikten sonra, istenilen bir dolgu özelliği seçilebilir. Örneğin yukarıda, gradyan seçilmiştir (artan renk) ve mavi tonlar arasında geçiş seçildiğinde aşağıdaki şekilde değişiklik olur:

Veri serisinin trendini göstermek için eğim çizgisi eklenebilir. Serimiz seçili iken sağ tuşa basılarak:

Menüden eğim çizgisi ekle seçeneği seçildiği zaman aşağıdaki şekilde bir diyalog belirir:

Verimizin yapısına göre yukarıdaki trend çizgilerinden birisi seçilebilir. Örneğin biz polynomial seçerek deniyelim:

Görüldüğü üzere veri serimizdeki yükseliş ve alçalışı ifade eden bir trend eklenmiştir.

Verilerin okunmasını kolaylaştırmak için etiket eklenebilir.

Yukarıdaki seçim sonucunda verilerin üzerine tam olarak değerleri yazılmaktadır:

Grafiğin ayrıca, arka planının da biçimlendirilmesi mümkündür. Bunun için grafiğin arkasında bulunan beyaz alana farenin sağ tuşu ile tıklayarak çıkan menüden grafik alanını biçimlendir seçeneği seçilebilir:

Seçimin ardından veri serisini biçimlendirmeye benzeyen bir diyalog belirir:

Örneğin hazır dolgulardan birisini seçerek grafiğin arka planını şekillendirmek istiyor olalım:

Grafikte bulunan gösterge (lejand) ayarlanması da mümkündür. Bunun için göstergenin üzerinde sağ tuşla tıklayarak ilgili diyalog açılır:

Gösterge diyaloğu aşağıdaki şekildedir:

İlk adımda, göstergenin konumunu değiştirmek mümkündür. Ayrıca diğer sekmeler ile göstergenin rengini ve biçemini değiştirmek de mümkündür.

Örneğin göstergeyi alta alalım:

Son olarak 3 boyutlu grafiklerin bakış açısını değiştirmeyi deneyelim. Bunun için grafik şeklimizi 3 boyutlu bir pasta grafiğine çeviriyoruz:

Grafiğin üzerinde sağ tuşa tıklandıktan sonra açılan “Grafik Türünü Değiştir…” seçeneğine tıklandığında, aşağıdaki grafik türleri belirecektir:

Bu grafik türlerinden pasta seçeneği altında bulunan üç boyutlu parçalı pastayı seçiyoruz:

Grafiğimiz aşağıdaki şekle dönüşecektir:

Pasta grafiği, tek bir veri serisini gösterebildiği için, “ali” isimli seri dışında kalanlar gösterilememektedir. Bu serinin görüntüsünü değiştirmek için 3 boyutlu döndürme özelliği kullanılabilir.

Grafik araçları altında bulunan, Düzen sekmesi altındaki 3-B döndürme düğmesine tıklanarak aşağıdaki diyalog açılabilir:

Diyalogta bulunan döndürme değerlerine göre (x veya y koordinatı etrafında) grafiğe bakış açısı dönecektir.

959 views

Bu yazının amacı MS Excel programına hızlı bir başlangıç yapılmasına yardımcı olmaktır. Bu yazı 4 bölümlük serinin 2. Yazısıdır.

Bu yazı kapsamında Excel programında bulunan veri serileri, eğer fonksiyonunun kullanımı, filitreleme, sıralama ve özet tablo kullanımları anlatılacaktır.

Excel programında, seriler 3 gruba ayrılır:

• Doğrusal Seriler
• Gelişim Serileri (üstsel seriler)
• Tarih Serileri

Excel programında 3 seri için de aşağıdaki bilgilerin Excel programına bir şekilde verilmesi gerekir:

1. Serinin başlangıç değeri
2. Serinin artış miktarı (adım değeri)
3. Serinin bitiş değeri

Excel programında sonsuz seriler yoktur ve bütün seriler yukarıdaki üç bilgiyi bulundurur.

Örneğin doğrusal seri girişi ile başlayalım. İlk adımda herhangi iki Excel hücresine aşağıdaki verileri girelim:

Yukarıdaki şekilde girildikten sonra, bu hücreleri tarayarak seçelim. Seçimin sağ alt köşesine gelindiğinde fare imleci, ince artı şeklini almaktadır. Bu şekildeyken sol tuşa basılı tutup aşağıya doğru sürüklenmeye başlanırsa, veriler arttırılacaktır:

Farenin tuşunun bırakılması sonucu seri seçilen hücrelere yerleştirilecektir.

Görüldüğü üzere, 1′den 8′e kadar olan ve birer birer artan sayılar yerleştirilmiştir.

Örneğin 100′den başlayıp 5′er 5′er artan sayılardan oluşan seriyi girmek isteyelim. Bu durumda başlangıç değerimiz 100 ve ikinci değerimiz 105 olacaktır.

Serinin girilmiş hali aşağıdaki gibidir:

Şayet serinin artış miktarı verilmezse bu durumda Excel veriyi kopyalar. Örneğin aşağıdaki şekilde tek bir hücreye veri girdiğimizi ve formül kopyalayıcısı ile (sağ alt köşedeki ince artıyı kullanarak) kopyalayalım:

Yukarıdaki kopyalama işleminin sonucu aşağıda verilmiştir:

Excel tarafından desteklenen diğer bir seri şekli de geometrik serilerdir.

Yukarıdaki kopyalama işlemi klasik olarak yapıldığında 2,4,6,8 şeklinde giden seri girilir. Ancak biz bu kopyalama işlemini bu sefer, farenin sağ tuşu ile yapıyoruz. Yani klasik olarak formül kopyalayıcısını, farenin sol tuşuyla çekerken şimdi sağ tuş ile çekiyoruz ve bıraktığımızda bir menü açılır:

Açılan menüden, aşağıdaki şekilde Gelişme Eğilimi seçilmesi durumunda, serinin elemanları doğrusal bir seri şeklinde artış miktarı sabit olarak değil, artış miktarı üstsel olarak artan bir şekilde yerleştirilir:

Excel’in desteklediği 3. Tip seriler ise tarih serileridir. Örneğin aşağıdaki şekilde bir tarih girip kopyalamayı deneyelim :

Bu tarih kopyalaması sonucunda tarihin günleri arttırılarak hücrelere kopyalanır.

Tarihin diğer öğelerinin arttırılması için (ay veya yıl), kopyalama işlemi, farenin sağ tuşu ile yapılmalı ve açılan pencereden istenilen artış değeri seçilmelidir:

Açılan bu menüden günleri doldur seçeneği, tarihin günlerini arttırarak doldurmaya yarar, bu işlem farenin sol tuşuyla taşımakla aynıdır. Ayrıca iş günlerini doldur, hafta sonu günleri seriye yerleştirmeden koyarken, ayları doldur, tarihin ay değerini arttırır ve yılları doldur seçeneği de tarihin yıllarını arttırarak kopyalar.

Örnek olarak iş günlerini arttır seçeneği aşağıda verilmiştir:

Örnek olarak, yukarıda doldurulan seride, 2011 yılının ocak ayının 8. Ve 9. Günleri hafta sonuna geldiği için doldurulmamıştır.

Eğer Fonksiyonunun Kullanımı

Eğer fonksiyonu, Excel fonksiyonları arasında koşul belirlenmesini sağlayan en temel fonksiyondur. Bu fonksiyon sayesinde bir koşul belirtip, Excelin koşulun doğru olmasına göre farklı çalışmasını sağlayabiliriz. Örneğin bir sınıfta bulunan öğrencilerin 50 üzerinde not alması halinde geçmesini istiyoruz. Bu durumda notlarını kontrol edip 50 üzerindekilere geçti, altındakilere ise kaldı yazan bir fonksiyon yazmak isteyelim:

Yukarıdaki örnekte görüldüğü üzere, notun yazılı olduğu hücre P13 olmak şartıyla, bu hücredeki değer kontrol edilmiş ve 50′den büyük olması halinde hücreye geçti, aksi durumda ise kaldı yazılması sağlanmıştır. Bir eğer fonksiyonu 3 bölümden oluşur. İlk bölümde mantıksal kontrol yapılır, ikinci bölüm bu mantıksal kontrolün doğruluğu halinde çalışırken üçüncü bölüm bu mantıksal kontrolün yanlış olması durumunda çalışır.

Yukarıda, bu mantıkla yazılan kodun diğer hücrelere kopyalanmış hali aşağıda verilmiştir:

Excel ile filitreleme

Bu bölümde, Excel üzerinde bulunan verilerin filitrelenmesinden bahsedilecektir. Örneğin aşağıdaki şekilde verilen bir tablomuz bulunsun:

Yukarıdaki bu tablo üzerinden filitreleme yapmak için, tablonun içinde bir hücre seçili iken, Veri sekmesinde bulunan filitre düğmesine basılması yeterlidir.

Seçim sonucunda, tablonun ilk satırında bulunan başlıkların yanında, aşağı doğru oklar belirir. Bu oklara tıklanarak filitreleme kriteri girilebilir:

Örneğin, sadece İstanbul ilindeki değerleri görmek için, iller başlığının yanındaki oka tıklayıp, açılan menüden istanbul’u seçmemiz yeterlidir.

Seçim sonucu, tablo, aşağıdaki şekilde filitrelenecektir:

Filitreleme işleminin kaldırılması için, yine tablo içinde bir hücre seçili iken, veri sekmesinde bulunan filitre düğmesine tekrar basılması yeterlidir:

Sıralama işlemleri

Excel tabloları ile çalışırken, herhangi bir veri kolonu üzerinden sıralama işlemi yapılabilir. Örneğin yukarıda kullandığımız tabloyu illere göre sıralamak isteyelim. Tablo içerisindeki bir hücre seçili iken veri sekmesi altında bulunan Sıralama düğmesine tıklayalım:

Yukarıda görüldüğü üzere sıralama diyaloğu belirir. Bu diyalogda, sağ üst köşede bulunan, “Verilerimde üstbilgi var” seçeneği seçili ise, tablonun ilk satırını başlık satırı olarak kabul eder. Bunun anlamı, bu satırın sıralama işlemi sırasında yer değiştirmeyip, hep en üstte kalması ve aynı zamanda, sıralama ölçütü kısmında belirmesidir.

Sıralama ölçütü listesinden önce illeri seçelim. Ardından, Düzey Ekle, seçeneğini seçerek Personel’i listeye ekleyelim:

Yukarıdaki bu ayarlamaların anlamı, önce illere göre alfabetik sıralama yapılacağı, ardından da aynı ilde bulunan kişilerin kendi aralarında personel ismine göre sıralanacağıdır.

Örneğin tablomuzda, ankara ilindeki personeller, en üstlerde görülmektedir. Bunun sebebi alfabetik olarak, ilk gelen değerin ankara olmasıdır. Ayrıca ankara ilindeki kişiler de kendi aralarında alfabetik olarak sıralanmıştır.

Excel programında, çok kolonlu verilerin işlenip basit halde sunulması için Özet Tablo özelliği kullanılabilir. Örneğin yukarıdaki örnek tablomuzdan özet çıkarmak isteyelim. İlk adım olarak, ekle sekmesindeki pivot table düğmesine tıklıyoruz:

Tablonun içerisinde bir hücreye tıklıyken, pivot table özelliğine geçilirse aşağıdaki şekilde, tablo seçilmiş olarak gelir:

Şayet seçilmemişse, aralık kutusuna tıklayıp tabloyu seçebiliriz. Ardından Tamam düğmesi ile devam ediyoruz

Pivot tablosunu oluşturmaya yarayan araç çubuğu yukarıdaki şekildedir ve ekranın sağında belirir. Buradaki alan başlıklarından istenilen bir tanesi, satır, sütün, değerler veya rapor filitresi bölümüne taşınabilir. Örneğin aşağıdaki şekilde bir düzenleme yapalım:

Tablomuz, bu ayarlama sonucunda aşağıdaki şekilde, verimizden bir özet çıkaracak ve bu veriyi işleyecektir:

Dikkat edileceği üzere orijinal veriyi içeren tabloda, birden fazla ankara veya ali bulunmasına karşılık, bu yeni tablomuzda her veriden sadece bir kere geçmekte, veri tablosundaki bu değerler gruplanmaktadır. Gruplama işlemi sonucunda birden fazla olan veri değeri toplanarak yazılmaktadır. Örneği değerlerin toplanması yerine sayılmasını istiyorsak, tablodaki veri alanı üzerinde sağ tuşa basarak değer alanı ayarları seçilebilir.

Seçim sonrasında aşağıdaki şekilde bir diyalog belirecektir:

Hesaplama türümüzü toplamdan saymaya geçirip tamam düğmesine tıkladığımızda, her il / personel eşlemesi için kaçar veri olduğu sayılacaktır.

237 views

Bu yazının amacı, MS Excel programındaki basit işlemlerin nasıl yapıldığını açıklamaktır. Bu yazı, 4 yazılık serinin ilk yazısıdır.

Excel Ortamının tanınması

Excel programı çalıştırıldığı zaman, aşağıdakine benzer bir ekran belirir.

Bu ekranda görülen her kutucuk, excel dilinde hücre (cell) olarak isimlendirilir. Her hücrenin bir referansı bulunur. Bir harf ve bir sayıdan mürekkep olan bu referansın harf kısmı sütun, sayı kısmı ise satır belirtir. ÖRneğin b5 referansı, b kolonunun 5. satırı anlamındadır. Bu değer, excel tablosunun sol üst köşesinden okunabilir. Ayrıca bu referans değeri kullanılarak istenilen hücreye gidilmesi de mümkündür. Bunun için klavyede bulunan F5 tuşuna basılarak istenilen referans değerinin girilmesi yeterlidir.

Seçilmek istenen hücrenin üzerine fare ile tıklanılabileceği gibi aynı zamanda klavyede bulunan ok tuşları veya pgup/pgdn tuşları ile de hareket edilebilir. Bunların yanında ctrl + aşağı ok, çalışma sayfasının en altına, ctrl + yukarı ok, çalışma sayfasının en üstüne, ctrl+saga ok, çalışma sayfasının en sağına veya ctrl+sol ok ise, çalışma sayfasının en soluna hareket etmeyi sağlar. Ayrıca ctrl+home tuşu, sayfanın sol üst köşesinde bulunan A1 hücresine gitmeyi sağlarken tek başına home tuşu, satır başına gidilmesini sağlar.

Excel ile çalışırken, birden fazla hücre ile işlem yapılması gerektiği durumlarda, çoklu hücre seçimi gerekebilir. Bunun için farenin sol tuşuna basılı tutarak farenin hareket ettirilmesi yeterli olacaktır. Klavye üzerinden aynı işlemi yapmak için shift tuşuna basılı bir şekilde ok tuşları kullanılabilir.

Seçilen hücrelerin sayısı, ayrıca referans alanında belirir. Örneğin yukarıdaki seçim için 6Rx3C değeri belirir. Bunun anlamı seçimin 6 satır (R) ve 3 sütun (C) olduğudur. Seçilen alanın boyutları buradaki değerlerden okunabilir.

Atlamlı olarak birden fazla hücrenin seçimi de mümkündür. Bunun için CTRL tuşunu kullanmak yeterlidir. Örneğin fare ile bir alan seçildikten sonar CTRL tuşuna basılı tutularak farklı alanlar seçilebilir.

Hücrelerin içerisine değer girilirken fare ile very girilecek olan hücreye tıklayarak yazı yazılması yeterli olacaktır.

Yazı yazılmaya başlandığı anda, excel yazı halini alır. Bu haldeyken excelin menüleri ve kullanımı değişir. Bu halde çıkılması için ya enter tuşuna basılarak yazının onaylanması ya da ESC tuşuna basılarak yazının iptal edilmesi gerekir.

Daha önceden değer girilmiş bir hücrenin üzerine tıklanarak yazı yazılırsa, bu hücredeki yazının üzerine yazar ve eski yazıyı siler.

Şayet daha önceden yazılmış değerin silinmesi yerine değiştirilmesi isteniyorsa, bu durumda hücreye tıkladıktan sonra, doğrudan yazı yazmak yerine klavyede bulunan F2 tuşuna basılabilir. Ayrıca, hücreye çift tıklayarak da benzer yazı haline geçilebilir. Diğer bir yöntem ise, yazılmış yazının bulunduğu hücreye tek tıkladıktan sonra, yazının belirdiği, formül çubuğunda değişiklik yapmaktır:

Excel ile basit formüller ve fonksiyonlar

Excel programında, formüllerin kullanılması için hücreye ‘=’ (eşittir) işaretini yazmak gerekir. Bütün formül ve fonksiyonlar bu sembol ile başlar. Örneğin basit bir toplama işlemini yaparak konuya başlayalım.

Yukarıdaki excel sayfasında görüldüğü üzere, daha önceden b3,b4,b5 ve b6 hücrelerine çeşitli sayılar yazılmış. Bu sayıların toplamını almak için B7 hücresine bir formül yazıyoruz. Bu formül basitçe : =B3+B4+B5+B6 şeklinde yazılan formüldür. Formül yazıldıktan sonra, klavyeden enter tuşuna basılırsa formül onaylanır ve toplam değeri hesaplanarak B7 hücresinde belirir.

Toplama işlemi sırasında, yukarıdaki örnekte, hücre referansları arasına, toplama sembolü (+) konulmuştur. Bu işlemi daha kolay yapmak için bir fonksiyon da kullanılabilir.

Yukarıdaki yeni örnekte, hücre referansları arasında ‘:’ (iki nokta üst üste) sembolü konularak toplam fonksiyonuna parametre verilmiştir.

Bu sembol, verilen hücre referanslarını ve bu referanslar arsında kalan bütün hücreler, fonksiyona parametre olarak alacağını yani toplama dahil edeceğini belirtir. Şayet bu referanslar arasındaki sembol ‘;’ (noktalı virgül) olsaydı, bu durumda sadece adı geçen hücreleri toplayacağını ifade ederdi:

Hücrelerin fonksiyonlara parametre olarak geçirilmesi sırasında, = sembolü ve fonksiyon yazıldıktan sonra, parantez açılarak, fare ile fonksiyona dahil edilmesi istenen hücreler seçilebilir. Bu hücreler birbirinden farklı konumlarda ise, klavyedeki CTRL tuşuna basılı tutularak farklı yerlerde bulunan hücreler seçilebilir.

Ayrıca burada olan toplam fonksiyonuna benzer şekilde, Excel içerisinde bulunan çok sayıdaki fonksiyondan bir tanesi de kullanılabilir. Bir fonksiyonu kullanmanın kolay yolu, fonksiyon sihirbazını kullanmaktır. Bu sihirbaz marifetiyle istenilen bir gruptaki bir fonksiyon seçilebilir ve bu fonksiyonun kullanımı ile ilgili genel bilgiler alınabilir.

Fonksiyon sihirbazının kullanılması için, fonksiyon çubuğunda bulunan fx düğmesine basmak yeterlidir.

Örneğin yukarıdaki ekranda kırmızı çember içerisinde gösterilen fx düğmesine basılmış ve fonksiyon sihirbazı açılmıştır.

Bu diyalogda bulunan kategori alanında, fonksiyonun bulunduğu kategori seçilebilineceği gibi kategori kısmında tümü seçilerek bütün fonksiyonlar da listelenebilir. Arından listelenen fonksiyonlardan birisinin üzerine tıklanarak, diyalog üzerinde bulunan açıklamaların okunması ve istenen fonksiyon seçildikten sonra tamam düğmesine tıklanması yeterlidir.

Bu işlemden sonra seçili olan fonksiyona özel olarak bir diyalog belirecek ve bu fonksiyonun parametrelerinin girilmesi istenecektir. Örneğimizi daha önce yaptığımız toplama işlemi olarak belirleyelim ve tamam düğmesine basalım:

Yukarıdaki diyalogda görüldüğü üzere, toplam işleminin, üzerinde çalışacağı sayılar istenmektedir. Buraya hücre referansları girilebileceği gibi çalışma sayfasından fare ile tarama yapılarak verilerin girilmesi de sağlanabilir. Ayrıca atlamalı olarak seçmek yerine ikinci ve üçüncü sayı satırları da kullanılabilir. İkinci sayı satırına değer girilmesi durumunda, 3. Ve 3.ye girilmesi durumunda da 4. Sayı satırı açılmaya devam edecektir.

Diyalogda ayrıca, kullanılmakta olan fonksiyon hakkında detaylı bilgi ve yapılan seçimler neticesinde hücreye yazılacak olan değer görüntülenmektedir.

Hücrelerin Biçimlendirilmesi

Excel hücrelerinden bir veya birden fazlasının biçimlendirilmesi için öncelikle hücrenin seçilmesi gerekir. Seçme işleminden sonra hücre biçimlendirmek için Biçim menüsünden hücre seçeneğine girilebileceği gibi, klavyeden CTRL + 1 tuş kombinasyonu veya seçili alan üzerinde farenin sağ tuşuna basılarak çıkan menüden hücre biçimlendir seçeneğini seçebilirsiniz.

Yukarıdaki şekilde açılan diyalogda bulunan sekmelerin hepsi farklı amaçlar için kullanılmaktadır. Örneğin girilen verinin tipinin biçimlendirilmesi için kategori alanından veri tipine uygun olarak bir kategori seçilip, bu kategorinin altındaki seçeneklerle biçimlendirme yapılabilir. Örneğin girilen verilerin sayısal veriler olduğunu ve bu verilerin ondalık kısmının sadece 2 basamak olmasını istediğimizi düşünelim.

Yukarıdaki şekilde verileri seçtikten sonra biçim diyaloğundan sayı seçilip, ondalık hane sayısı 2 olarak ayarlanması yeterlidir.

Sayı tiplerinin özel olarak biçimlendirilmesinin yanında, tarihler de biçimlendirilebilir. Örneğin aşağıdaki hücreleri ele alalım:

Bilindiği üzere, ülkemizde kullanılan tarih biçimi gün / ay / yıl şeklindedir. Bu biçimi değiştirmek veya daha detaylı olarak görmek mümkündür. Hücreleri seçtikten sonra, hücre biçimlendir diyaloğuna tekrar girelim:

Kategorilerden Tarih seçeneği seçildiğinde, detaylı olarak tarih görünümünü biçimlendirme imkanımız bulunuyor. Örneğin yukarıdaki değişikliklerden sonra tarihler aşağıdaki şekilde görülür:

Hücrelerin içindeki verilerin dışında, hücrelere girilen verilerin, hücre içerisinde hizalanması değiştirilebilir.

Örneğin, yukarıdaki yazıyı, hücre içinde ortalamak isteyelim. Bunun için hücreleri biçimlendirme seçeneğinden hizalama sekmesine geçiyoruz.

Diyalogda bulunan Yatay açılır listesinden Orta seçildiği zaman, hücredeki veri, hücre içerisinde ortalanacaktır. Bu diyalogta ayrıca metin yönü veya metinin dikey olarak hizalanması da ayarlanabilir.

Hücrelerdeki verilerin yazı tipini değiştirmek, yine hücre seçildikten sonra, hücre biçimlendirme diyaloğunda bulunan “Yazı Tipi” sekmesi altından yapılabilir.

Bu ekranın detaylı kullanımı, daha önce Word programını anlattığım notlarda bulunmaktadır. Daha detaylı bilgi için bu notlara bakabilirsiniz.

Hücrelerimizin kenarlıkları, hücreler arasındaki çizgileri belirlemekte kullanılır.

Diyaloğa, hücreleri biçimlendirme seçiminin ardından Kenarlık sekmesine tıklanarak geçilebilir. Bu sekmede, seçilen hücre sayısına göre metin deneme alanı değişebilir. Örneğin yukarıdaki diyalogda tek bir metin yazısı bulunmaktayken, aşağıdaki diyalogda, 4 adet metin yazısı yer almaktadır. Bunun sebebi, yukarıdaki diyalogda tek bir hücre seçilmiş olması buna karşılık aşağıda, çoklu hücre seçimi (hem sütun hem de satır yönünde) yapılmış olmasıdır.

Bu diyalogda, çizgi paletinden istenen bir çizgi stili seçilip, ardından renk menüsünden çizginin menüsü ayarlandıktan sonra, metinler arasında veya kenarlarında bulunan boş hatlara tıklanarak çizgi yerleştirilebilir. Metinlerin arasında kalan alanlar, seçili olan hücrelerin arasındaki alanları belirtmektedir. Buna karşılık bütün tablonun sağına, soluna, altına veya üzerine bir çizgi koymak için, deneme alanında aynı yöne çizginin yerleştirilmesi gerekir.

Örneğin, yukarıdaki ayarlama işleminden sonra, bütün tablonun üzerine çift çizgi, bütün tablonun altına kalın çizgi ve tablo içindeki hücrelerin arasına düşey olarak noktalı çizgi çizecektir:

Yukarıdaki şekilde, bu biçimin uygulanmış hali görülmektedir.

Son olarak, hücrelerin arkaplan renklerini ayarlamak için, hücre biçimlendirme diyaloğunda bulunan dolgu sekmesine geçilmesi ve burada bulunan renklerden birinin seçilmesi yeterlidir. İlave olarak düz renk dışında, dolgu için, “Dolgu Efektleri” düğmesine tıklanması ilgili diyaloğu açacak ve bu diyalog sayesinde, arkaplana farklı efektlerde dolgu yapılabilecektir.

Örnek Excel Dosyası

399 views

Bu yazının amacı, Microsoft Word 2010 programında çizim işlemlerinin açıklanmasıdır. Bir şekil oluşturmak için Word programında bulunan ekle sekmesi altındaki şekiller aracı kullanılabilir.

Bu aracın altında bulunan şekillerden istenilen bir tanesi seçilebileceği gibi, çizim işlemine, yeni bir çizim tuvali eklenerek başlanması uygun olur. Buradaki amaç, çizim sırasında kullanılacak olan çok sayıdaki bileşenin dağılmadan tek bir nesne olarak metin içerisinde saklanması ve ayrıca bileşenler üzerine işlemlerin tek seferde, kolay bir şekilde uygulanabilmesidir.

Yeni çizim tuvali eklendiğinde aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi bir çerçeve metin içerisine eklenir.

Bu çerçeve kenar ve köşelerinden boyutlandırılabilir. Ayrıca çerçevenin içerisine çizim bileşenleri eklemek mümkündür. Örneğin bir metin kutusu ekleyerek içerisine yazı yazılabilir.

Eklenen her şekil, boyutlandırılabilir ve döndürülebilir. Boyutlandırmak için, şekillerin kenarlarında bulunan kareler, veya köşelerinde bulunan çemberler kullanılabilir. Döndürme işlemi için ise, şeklin üzerinde çıkan yeşil daireye fare ile tıklayıp, fareyi istenen yönde hareket etmek yeterlidir.

Ayrıca, şekillere özel olarak biçimlendirme yapılabilir. Bunun için şekil seçili iken sağ tuş ile üzerine tıklayarak şekil biçimlendir seçeneğinin, menüden seçilmesi yeterlidir.

Aşağıdaki şekilde bir diyalog açılacaktır:

Bu diyalogda, şeklin arka planına bir renk veya resim konulabilir. Renk konulması için, düz dolgu seçilip, alt taraftan dolgu rengi seçilebilir. Resim koymak için ise, resim veya doku dolgusu seçilerek, aşağıdaki menüden resim belirlemek gerekir.

Diyaloğun sol tarafındaki menülerden, şeklin çizimi sırasında kullanılan çevre çizgisinin rengi ve stili belirlenebileceği gibi, şekle gölge ve yansıma veya üç boyutlu efekt verilebilir.

Bu diyalogda bulunan özelliklerin bir kısmı da, araç çubuğundan hızlıca erişilebilir durumdadır.

Örneğin, şekil seçildikten sonra açılan biçim sekmesinden, şekil efektleri seçilip, listeden dilenen bir efekt şekle uygulanabilir.

Birden fazla şekil bulunuyorsa, bu şekillerin birbirine göre konumları sıralama ile ayarlanır.

Yukarıdaki şekilde, iki adet metin kutusu, birbirine göre alt ve üstte yerleştirilmiştir. Eklenen son kutu, daha önce bulunan kutuların önünde görülür. Bunu değiştirmek ve eklenen son kutuyu aşağıya almak için kutunun üzerinde sağ tuş ile tıklayıp, açılan menüden sıra alt menüsüne geçmek ve sıralamayı değiştirmek gerekir.

Yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere, seçili bileşenin bir seviye arkaya yollanması için, arkaya gönder seçeneği seçilebilir. Diğer bütün bileşenlerin arkasına yollanması için ise, en arkaya gönder seçilebilir.

En öne getir seçeneği ile de şekillerin ters yönde, öne doğru hareket ettirilmesi mümkündür.

Birden fazla bileşenin tek bir bileşen haline getirilmesi için de gruplandırma seçeneği kullanılmalıdır. Örneğin aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi, çizgilerden ve bir daireden, bir çöp adam çizildiğini düşünelim:

Şekilde bulunan bileşenlerin tek bir bileşen haline getirilmesi için menüden gruplandırma seçilebilir:

Seçilen bileşenler tek bir bileşen haline gelmiş olur.

Çizim tuvalinin metin içerisine yerleştirilmesi de özel olarak ayarlanabilir. Bunun için metin kaydırma seçenekleri kullanılabilir. Çizim tuvali seçili iken, biçim sekmesi altında metin kaydırma çubuğu aşağıdaki şekilde kullanılabilir:

Menüden, örneğin sıkı seçeneği seçildiğinde, şekil aşağıdaki örnekte olduğu gibi metin ile iç içe girecek hale getirilir:

Benzer şekilde metin arkasına veya önüne bir katman olarak şeklin eklenmesi de mümkündür.

Word programında, ayrıca hazır bazı yazı şekillerini uygulamak da mümkündür. Bu şekiller, Word art veya smart art olarak geçer.

Word art eklemek için ekle sekmesi altından Word art aracı kullanılabilir.

Menüden yapılan seçim sonucunda seçilen yazı stili metine eklenir:

Smart art aracı ise, hazır bazı çizelgelerin hızlıca eklenmesini sağlar.

Ekle sekmesi altındaki smart art aracına tıklandığında, aşağıdaki diyalog açılır.

Bu diyalogtan, hazır bir çizim seçmek için, sol taraftaki listenen istenen gruba girip, ardından ortadaki listeden istenen grafik tipini tıklamak yeterlidir.

Örneğin bir şirkette bulunan pozisyonlar arasındaki hiyerarşik yapıyı çizmek için bu özelliği kullanmak isteyelim. SmartArt grafiği altında hiyerarşik grubundan, yukarıda görülen şekli seçelim:

Ekleme işlemi sonucunda, yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere, smart art şekli eklenir ve hemen yanında bir metin kutusu açılır. Açılan bu kutu içerisine liste olarak, hiyerarşik yapıdaki bilgiler girilir. Yeni bir metin kutusu eklenmek istenmesi durumunda araç çubuğundan ilgili ekleme düğmesine tıklamak yeterlidir.

Bunun için smart art tasarım sekmsi altındaki şekil ekle aracı kullanılabilir

677 views

Bu yazının amacı, Microsoft Word programını kullanmayı hedefleyen kişilere hızlı bir başlangıç yapmak ve temel özelliklerini anlatmaktır. Bu yazı, 3 yazılık serinin üçüncü yazısıdır.

1. Yazı : Kelime İşlemci Programların temel görevleri. Word Uygulamasının kullanımı. Yazı, Yazı tipi, paragraf, Cümle, Kelime Öğeleri. Çalışma ortamının yönetilmesi.
2. Yazı: Yazım denetimi, dosya üzerinde veri işleme, Tablolar, Otomatik Metinler, Değişikliklerin izlenmesi.
3. Yazı (şu anda okumaktasınız): Word üzerinde sayfa yapısı. Sayfaların yönetilmesi, alt bilgi ve üst bilginin yönetimi, sayfa numaraları, Doküman tablolarının oluşturulması ve yönetilmesi. Yazıcı işlemleri
4. Yazı: Grafik kullanımı, şekil çizimi, smart art ve çizim tuvali kavramları.

Bu yazıda, sayfa yapısı, hazır tabloların kullanılması ve yazıcı yönetimi anlatılacaktır.

Sayfa Yapısı ve Kenar Boşlukları

MS Word üzerinde, yapılan çalışmaların düzenlenmesi için sayfaların doğru şekilde kullanılması gerekir. Öncelikle çalışma alanında bulunan sayfa boyutunu nasıl ayarladığımızı görelim.

Bu işlem için öncelikle Word sekmelerinden, “Sayfa Düzeni” sekmesine geçilmelidir.

Bu sekmenin altında sayfanın tipini seçebileceğimiz, kenar boşlukları menüsü bulunur.

Menüden herhangi birisi seçilebileceği gibi listenin en altında bulunan “Özel Kenar Boşlukları” seçeneği seçilebilir. Aşağıdaki gibi bir diyalog açılacaktır.

Bu diyalogda bulunan değerler kullanılarak kenar boşlukları değiştirilebilir. Üst, sol, alt ve sağ değerleri, isimlerinden anlaşılacağı üzere, sayfanın kenarlarındaki değerlerin ayarlanabileceği yerlerdir. Ayrıca Cilt payı, sayfaların ciltlenmesine karşılık bir kenarda özel olarak bırakılabilecek fazladan mesafeyi belirtir. Cildin geleceği taraf ise Cilt payı yeri menüsünden seçilebilir.

Yönlendirme kısmında, sayfanın nasıl yazılacağı seçilir. Buradaki seçim ile, sayfalar yatay veya dikey olarak ayarlanabilir.

Sayfalar grubunda bulunan “Birden fazla sayfa” menüsü, yapılacak olan kenarlık ayarlarının birden fazla sayfaya uyarlanmasını sağlar. Örneğin Kenar boşluklarının simetrik hale gelmesi sağlanabilir. Bunun için karşılıklı kenar boşluklarının seçilmesi yeterlidir.

Bu diyalogda bulunan “Uygulama yeri” seçeneği ile yapılan değişikliklerin metnin hangi alanına uygulanacağı seçilebilir.

Örneğin sayfalardan bir tanesini yatay tutmak isteyelim. Diğer sayfalar dikey dururken aradan bir sayfayı yatay yapmak için öncelikle ilgili sayfanın bir bölüme konulmalıdır ve bu bölüm için yapılan seçim uygulanmalıdır.

Yatay çevrilmek istenen sayfaların başlangıcına bir adet bölüm kesmesi eklenmelidir. Bu işlem için Sayfa Düzeni sekmesinde bulunan kesme menüsünden sürekli seçeneği seçilebilir.

Seçim sonucunda, metin içerisine, bir adet sürekli kesme eklenir.

Bu kesme eklendiği zaman, gizli karakterleri gösterme seçeneği açıksa, aşağıdaki gibi bir çizgi olarak metin içerisinde görülebilir.

Aynı sekmeden, yatay çevrilmek istenen sayfaların sonuna da ekleyip, bu sayfaların içerisinde herhangi bir yerde ilgili sayfa çevirme işlemi yapılabilir.

Aynı zamanda, sayfa yapısı diyaloğundan kağıt sekmesine geçilerek sayfanın ayarlanması da mümkündür.

Kağıt boyutu menüsünden sabit bir kağıt boyutu seçilebileceği gibi özel genişlik ve yükseklik de verilebilir. Uygulama yeri menüsü, daha önce de anlatıldığı üzere yapılan değişikliklerin nasıl uygulanacağının seçilmesini sağlar.

Sayfa Numaraları

Metin içerisine sayfa numarası eklemek için Ekle sekmesinden aşağıdaki sayfa numarası menüsüne tıklanabilir.

Bu menüden, sayfanın başına veya sonuna eklenecek sayfa numarası seçilir. Sağa doğru açılan alt menüden daha önce hazırlanmış, istenilen bir sayfa numarası şekli seçilebilir.

Ayrıca sayfa numaralarını özel olarak yapılandırmak için, aynı menü altında bulunan “Sayfa Numaralarını Biçimlendir” seçeneği seçilebilir. Aşağıdaki diyalog açılacaktır.

Bu diyalog kullanılarak sayfa numarası eklenebilir veya eklenen sayfa numaraları düzenlenebilir. Diyaloğun üst kısmında bulunan sayı biçimi kısmında, eklenecek olan sayfa numaralarının tipi seçilebilir. Dilenirse sayfa numaralarının başına ilgili bölüm numaraları eklenebilir.

Sayfa numaralandırma kısmında ise, bölümleme işlemi yapıldığında bir önceki bölümden sayma işleminin devam etmesi veya ilgili bölüm için yeni bir başlangıç numarası seçilmesi sağlanabilir. Yukarıda anlatılan ve bölümlendirme sayesinde sayfaların çevrilmesi örneği, burada da uygulanabilir. Kısaca farklı sayfa numarası uygulanmak istenen bölüm yada bölümler seçilip bu diyalogda ayarlama yapılması yeterlidir.

Alt Bilgi Üst Bilgi eklenmesi (header and footer)

Sayfalarda, metnin üstüne veya altına ekleme işlemi yapılması için ilave bir alan ayarlanabilir. Sayfa numarası, tarih veya metin başlığı gibi bilgilerin, metnin üstüne veya altına eklenmesini sağlayan bu özelliği açmak için, ekle sekmesi altında bulunan Alt bilgi veya Üst bilgi seçenekleri kullanılabilir.

Yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere, hazır bir alt bilgi seçilebileceği gibi listenin en altından “Altbilgiyi Düzenle” seçeneği seçilebilir.

Bu seçim sonucunda metnin altında özel bir alan açılacak ve alt bilgi düzenlenmesi için özel bir araç çubuğu belirecektir.

Bu araç çubuğunda bulunan hazır araçlar kullanılarak açılan alana ekleme işlemi yapılabilir.

Alt bilgi alanı, 3 bölümden oluşur, sol orta ve sağ şeklindeki bu alanlar arasında klavyeden tab tuşunu kullanarak geçiş yapmak mümkündür.

Baskı Ön izleme ve Dokümanı Bastırma

Basıma hazır dokümanımızın son halini, çıktı almadan önce görmek için Dosya sekmesinden yazdır seçeneği seçilebilir. Bu seçenekle birlikte ekranın sağ tarafında baskı ön izlemesinin yapıldığı bir alan çıkacaktır.

Ayrıca bu alan içerisinde bastırma özellikleri de ayarlanabilir. Örneğin yazıcı seçimi, bastırılacak olan sayfaların seçimi ve basım şekilleri seçilebilir. Bastırılacak sayfalar belirlenirken, virgül ile ayrılması durumunda (örneğin 3,8,19 gibi) sadece bu numarası verilen sayfalar bastırılır. Veya aralarında tire sembolü bulunması durumunda ( 3-17, 89, 100-111 gibi) bu aradaki bütün sayfalar bastırılır.

Yazıcının desteğine göre önlü arkalı veya sadece tek yüze bastırma seçilebilir.

Basılacak olan metnin birden fazla kopyasının çıkarılması durumunda harmanlama seçeneği seçilebilir. Bu seçenek seçilirse aynı sayfanın kopyalarını çıkarıp sonraki sayfaya geçmek yerine, metnin tamamını bir kere bastıktan sonra ikinci kopyaya başlanır.

Bunun dışındaki ayarları içeren seçenekler ise daha önce anlatılan sayfa yapısı menüsünden yapılabilmektedir.

Metinin Biçimlendirilmesinde Stillerin Kullanılması ve Hazır tabloların eklenmesi

İçindekiler tablosu, şekiller tablosu gibi başvuru tablolarının doğru bir şekilde kullanılabilmesi için öncelikle stillerin doğru kullanılması gerekmektedir. Metin içerisindeki bir yazıya stil vermek için metinden ilgili yazı seçilir ve ardından stiller menüsünden istenen seçeneğe tıklanır.

Stillerin hızlı kullanımı için, giriş sekmesinde bulunan stillerden hızlıca seçim yapılabilir.

Buradaki stilleri ayrıca düzenlemek de mümkündür. Örneğin yazımı içerisindeki başlıkları sayarak ilerlemesini istiyor olalım.

Bu durumda, başlık stilini değiştirmemiz gerekir ve aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi, üzerine sağ tuşla tıklandığında çıkan menüden değiştir seçeneği seçilebilir.

Seçim sonucunda aşağıdaki şekilde bir diyalog belirir:

Bu diyalogda, tıkladığımız stil için yapılmış ayarlar görüntülenir ve yazı tipi ile ilgili bazı ayarlar diyalogda yer alır. Biz numaralandırma ekleyeceğimiz için, sol alt tarafta bulunan Biçim düğmesine tıklandığında açılan menüden Numaralandırma seçeneği seçebiliriz.

Klasik numaralandırma işlemleri için kullanılan diyalog açılmaktadır. Bu özelliği daha önce anlatmıştık, buradan istenilen bir numara şekli seçilip tamam düğmesine basılabilir.

Ardından yapılan değişikliler metin içerisinde seçilmiş olan kısma uygulanacağı gibi, bundan sonra da uygulanmak istendiğinde, metinden seçim yapıp, stiller çubuğundan herhangi bir stilin seçilmesi yeterli olacaktır.

Şayet yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi, alt başlıklarda da farklı sayma sisteminin kullanılması isteniyorsa, metin seçili iken anahat numaralandırması verilmelidir.

Bunun için, başlık seçili iken, araç çubuğunda bulunan numaralandırma seçeneklerinden istenilen bir numaralandırma seçilebilir.

Başvuru tablolarının oluşturulması

Doğru şekilde stil verilen bir dosyada, başvuru tabloları kolaylıkla oluşturulabilir. Örneğin başlıkları doğru şekilde stillenmiş bir dosyada, bir içindekiler tablosu oluşturmak için başvurular sekmesine geçilmelidir.

Yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere, başvurular sekmesi altındaki, içindekiler düğmesine tıklandığında, hazır tabloları içeren bir menü belirir. Bu menüden hazır bir tablo seçilebileceği gibi, en altta bulunan “İçindekiler Tablosu Ekle…” seçeneği ile, daha detaylı ayarların yapılabileceği, aşağıdaki diyalog açılabilir.

Sayfa numaralarının gösterilip gösterilmemesi, bu numaraların sayfanın sağına hizalanması veya başlıklara bitişik yazılması seçeneklerinin yanında, sekme öncüsü menüsünden istenilen bir çizgi tipi seçilebilir.

900 views

Bu yazının amacı, Microsoft Word programını kullanmayı hedefleyen kişilere hızlı bir başlangıç yapmak ve temel özellikleri anlatmaktır. Bu yazı, 3 yazılık serinin ikinci yazısıdır.

1. Yazı : Kelime İşlemci Programların temel görevleri. Word Uygulamasının kullanımı. Yazı, Yazı tipi, paragraf, Cümle, Kelime Öğeleri. Çalışma ortamının yönetilmesi.
2. Yazı (Şu anda okumaktasınız): Yazım denetimi, dosya üzerinde veri işleme, Tablolar, Otomatik Metinler, Değişikliklerin izlenmesi.
3. Yazı: Word üzerinde sayfa yapısı. Sayfaların yönetilmesi, alt bilgi ve üst bilginin yönetimi, sayfa numaraları, Doküman tablolarının oluşturulması ve yönetilmesi. Yazıcı işlemleri
4. Yazı: Grafik kullanımı, şekil çizimi, smart art ve çizim tuvali kavramları.

Bu yazıda, sekmeler, tablolar, otomatik metin, yazı denetimi, otomatik metinler, değişiklerin izlenmesi konuları anlatılacaktır.

Sekmeler (Tabs)

Word programı üzerinde, alt alt yazılan yazıların hizalanması için kullanılan özelliktir. Örneğin, iki kolondan oluşan aşağıdaki gibi bir liste oluşturmak istediğimizi düşünelim.

Ali 10

Veli 20

Ahmet 30

Yukarıda görüldüğü üzere, ilk sütundaki kelimelerin boyları değişince ikinci sütun aynı hizada olmamaktadır. Kelimelerin harf sayısı aynı olsa bile, aynı sütundan başlamamaları gibi bir durum yaşanabilir, çünkü kullanılan yazı tipinde, her harfin kalınlığı aynı değildir. Çözüm olarak, kelimeler arasına sekme (tab) konulabilir:

Sekmelerin ayarlanması için Word programında bulunan cetvel kullanılabilir. Cetvelin sol üst köşesinde bulunan semboller, listedeki değerleri yaslamaya yarar.

	Seçili sekmeyi sola yaslar
	Seçili sekmeyi ortalar
	Seçili sekmeyi sağa yaslar
	Seçili sekmede ondalık değerler varsa, ondalık ayıracı hizalar
	Seçili sekmeye herhangi bir değişiklik yapmaz, düşey bir çizgi ekler

Örneğin, ondalık değerlere göre sıralama işlemi yapılırken, önce metin seçilir ardından ilgili hizalama seçeneği tutulup cetvel üzerinde istenen yere taşınır.

Sekmelerin düzenlenmesi sırasında, yukarıdaki sıralama işlemlerine ilave olarak sekmeler arasına çizgiler konulması da mümkündür. Bunun için sekmelerin biçimlendirileceği diyaloğun, paragraf özelliklerinden açılması gerekir.

Açılan penceredeki, aşağıdaki diyalog kullanılarak sekmeler düzenlenebilir.

Sekmeler ile ilgili diyalog aşağıdaki şekildedir:

Yukarıdaki bu diyalogda, sekmeler arasındaki mesafe, santim cinsinden verilebileceği gibi, hizalama seçeneği ayarlanabilmekte ve ilave olarak bu sekmeler arasında, öncü grubunda bulunan çizgi seçeneklerinden birisi seçilerek çizgiler çizilebilmektedir.

Tablolar (Tables)

Word üzerinde sıkça kullanılan diğer bir özellik de, metinlerin tablolar içerisine yerleştirilmesidir. Tablo çizimi için word’ün araç çubuğunda hazır düğme bulunmaktadır.

Yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere, hazır tablo aracı kullanılarak, istenilen boyutlarda bir tablo oluşturulabilir. Oluşturulan tablo, aşağıdaki şekilde metine yerleştirilecektir.

Tablolar içerisinde dolaşırken, klavyede bulunan ok tuşları kullanılabilir. Veya klavyedeki tab tuşu ile sonraki hücreye otomatik olarak atlanabilir. Diğer bir seçenek de tabloların her hücresinin başında bulunna boş alana tıklayarak o hücreyi seçmektir. Son olarak tabloların sol başında tıklanarak satır, üst başında tıklanarak sütun seçilebilir.

Tabloları metine yerleştirmenin farklı seçenekleri de bulunur. Örneğin, tablo aracından “Tablo Çiz” seçilebilir.

Bu seçimde, fare bir kalem şeklini alır ve ekranda istenilen yere tablo sütun ve satırları çizilebilir.

Tabloların biçimlendirilmesi için Tablo Araçları sekmesine geçilmesi gerekir.

Bu sekmede, hazır tablo biçimleri bulunmaktadır ve istenirse bunlardan birisi seçilerek hızlıca biçimleme yapılabilir. Özel bir biçimleme için kenarlıklar ve gölgelendirme diyalogları kullanılabilir.

Ayrıca, tabloların üzerinde yapısal değişikliklerin yapılması için, tablonun üzerinde sağ tuşa tıklayarak çıkan menüden faydalanılabilir.

Bu menüdeki ortada bulunan grup, tablo üzerinde değişiklik yapmaya yarar. Ekle seçeneğinden, satır veya sütun eklenebilir. Hücre sil seçeneği ile seçili olan hücreler silinebilir. Hücreleri birleştir seçeneği ile de birden fazla hücre birleştirilerek tek hücre haline getirilebilir. Hücre birleştirme özelliğinin tersi, hücreleri bölmektir. Bunun için tek hücre seçiliyken sağ tuşa tıklanmalı ve hücreleri böl seçeneği seçilmelidir.

Otomatik Metinler

Word programı kullanılırken, bazı yanlış yazılan metinler otomatik olarak düzeltilmektedir. Bazı metinler ise kısa yol ile yazıya eklenmektedir. Bu işlemler, Word programında bulunan otomatik metin seçeneği ile yapılır.

Herhangi sık kullandığımız bir metni, daha sonra tekrar kullanmak üzere sık kullanılanlar galerisine eklemek için önce metnin bir kısmı seçilip ardından Ekle sekmesi altında bulunan “Hızlı Parçalar” seçeneğine tıklanabilir.

Yukarıdaki örnekte olduğu gibi, metin seçildikten sonra “Hızlı Parçalar” düğmesinden, “Seçimi Hızlı Bölüm Galerisine Kaydet” seçeneği seçilmiştir. Daha sonra bu eklenen yazıyı, metin içerisine hızlı bir şekilde eklemek için “Hızlı Parçalar” aracından, “Otomatik Metin” seçeneği seçilebilir.

Görüldüğü üzere, hızlı parçalar altında seçilen bu özellik gelmektedir.

Otomatik Düzeltme Seçeneği

Bu seçenek, metin içerisinde hızlı bir şekilde yazı yazarken, bazı kısa yolların kullanılmasına imkan tanır. Örneğin (c) şeklinde parantezler içerisinde c harfi yazılırsa otomatik olarak Word bu yazıyı copyright sembolü haline dönüştürür. Bu dönüşümleri ayarlamak, değiştirmek veya kapatmak için otomatik düzenleme seçenekleri değiştirilebilir.

Dosya sekmesinden seçeneklere girilir.

Yazım denetleme seçeneğinden “Otomatik Düzeltme Seçenekleri..” düğmesine tıklanır.

Açılan diyalogda, istenilen seçenek kaldırılabileceği gibi aşağıda bulunan listeye, değiştirilmesi istenen bilgiler de eklenebilir.

Örneğin Değiştir seçeneğine bk ve Yerine seçeneğine BilgisayarKavramları yazısını ekleyelim.

Ardından “Ekle” düğmesine tıklanarak bu değiştirme işlemi eklenmiş olur.

Artık yazı içerisinde bk yazılıp boşluk veya enter tuşuna basıldığında, yazı otomatik olarak BilgisayarKavramları şeklinde değiştirilir.

Yazım Denetleme

Word programında, ayrıca seçili olan dile göre yazım denetimi yapılabilmektedir. Bunun için “Gözden Geçir” sekmesinden “Yazım ve Denetim Bilgisi” seçilebilir.

Seçim sonucunda, yazı denetlenecek ve hatalı olduğu tahmin edilen yazılar Word tarafından gösterilecektir.

Örneğin, yukarıda görüldüğü üzere, BilgisayarKavramları yazısının bitişik yazılmasında bir hata olduğu düşünülerek ayrı yazılması önerilmiştir. Bu ekranda öneri kabul edilip değiştirilebilir veya göz ardı edilmesi istenebilir.

1,045 views

Bu yazının amacı, Microsoft Word programını kullanmayı hedefleyen kişilere hızlı bir başlangıç yapmak ve temel özellikleri anlatmaktır. Bu yazı, 3 yazılık serinin ilk yazısıdır.

1. Yazı (şu anda okumaktasınız): Kelime İşlemci Programların temel görevleri. Word Uygulamasının kullanımı. Yazı, Yazı tipi, paragraf, Cümle, Kelime Öğeleri. Çalışma ortamının yönetilmesi.
2. Yazı: Yazım denetimi, dosya üzerinde veri işleme, Tablolar, Otomatik Metinler, Değişikliklerin izlenmesi.
3. Yazı: Word üzerinde sayfa yapısı. Sayfaların yönetilmesi, alt bilgi ve üst bilginin yönetimi, sayfa numaraları, Doküman tablolarının oluşturulması ve yönetilmesi. Yazıcı işlemleri
4. Yazı: Grafik kullanımı, şekil çizimi, smart art ve çizim tuvali kavramları.

Word ortamını tanıma

Yukarıdaki şekilde, ekranda bulunan temel öğeler sıralanmıştır. Bu temel öğeler:

• Başlık Çubuğu
• Menü Çubuğu
• Araç Çubuğu
• Cetvel
• Yazım Alanı
• Durum Çubuğu
• Kaydırma Çubukları
• Belge Görünümleri
• Yakınlık

Şeklinde sıralanabilir. Yazının bundan sonraki kısımlarında, bu listede bulunan isimlendirmeler kullanılacaktır.

Word ile temel yazım kuralları

Word programının, ana amacı, metin yazmak ve yazılan metinlerin düzenlenmesidir. Bu anlamda, Word programı, literatürde, kelime işlem programı olarak sınıflandırılan bir editör programdır.

Word programında, en basit işlem, metin yazmaktır. Bunun için yazım alanına farenin sol tuşu ile tıklayıp, klavyeden yazı yazılması yeterlidir.

Yazı yazılırken uyulması gereken kurallar:

• Kelimeler arasında birer boşluk bırakılması gerekir
• Virgül, noktalı virgül gibi, cümleyi bitirmeyen imla işaretleri, bir önceki kelimeye bitişik yazılır ve bu imla işaretlerinden sonra bir boşluk bırakılır
• Nokta, ünlem, soru işareti gibi cümleyi bitiren imla işaretleri, son kelimeye bitişik yazılır ve bu imla işaretlerinden sonra tek boşluk bırakılır
• Paragraf bitirilmeden enter tuşuna basılmaz. Paragraf sonunda, bir kere enter tuşuna basılır. Bu enter tuşuna basılmasına “hard return” veya “hard enter” ismi verilir
• Paragraf sonu olmaksızın yazıya devam edilerek, satır sonlarında Word tarafından otomatik olarak alt satıra geçilmesine “soft return” ismi verilir

Yukarıdaki listede geçen, boşluk ve enter basılma kuralları, yazımızı düzenlerken kullanacağımız temel metin oluşturulması açısından çok önemlidir. Burada yapılacak hatalar, Word’ün bazı özelliklerinin doğru çalışmamasına sebep olabilir. Bu durumu görebilmek için gizli sembolleri gösteren araç açılabilir. Bu aracın açılması için, araç çubuğundan aşağıdaki sembole basmak yeterlidir:

Yukarıdaki, kırmızı yuvarlak içine alınmış, gizli sembolleri gösteren aracın açılması ile birlikte, metinde bulunan yazıdaki, gizli semboller görüntülenir. Bir örneği, aşağıda alıntılanmıştır.

Yukarıdaki resimde görüldüğü üzere, yazıda bulunan boşluklar, yazının orta seviyesinde bir nokta ve enter karakterleri de ters P harfini andırır bir sembol ile görüntülenmektedir. Bu görüntü, yazılarımızı daha iyi düzenleyebilmemizi sağlar.

Word içerisine, otomatik olarak anlamsız metin eklenmesi

Word üzerinde, bundan sonraki denemelerde kullanılmak üzere anlamsız bir içerik oluşturacağız. Bu deneme metinini oluşturmak için Word’de bulunan bir özellik olan lorem() fonksiyonunu kullanacağız. Yapılması gereken tek şey, boş bir paragraf açıp, =lorem() yazdıktan sonra enter tuşuna basmaktır. Word bizim için, aşağıdakine benzer bir metni otomatik olarak dolduracaktır.

Bu metin doldurma işlemi, istenildiği kadar tekrar edilebilir. Böylelikle istenilen uzunlukta bir deneme metini elde edebiliriz.

Word İçerisinde Sembol kullanımı

Ayrıca Word çalışmamız sırasında, özel sembollere ihtiyaç duyulabilir. Örneğin yunan alfabesindeki bazı sembollere ihtiyacımız olduğunu düşünelim. Bu durumda Word’ün sunduğu sembol ekleme aracı kullanılabilir.

Word’ün ekle sekmesine geçildikten sonra, simge düğmesine tıklayarak aşağıdaki şekilde bir menü açılabilir.

Bu açılan menüden, şayet istenen sembol varsa seçilebileceği gibi, ihtiyaç duyulan sembol bulunmaması halinde, menünün en sonunda bulunan “Tüm Simgeler” seçeneğine tıklanabilir.

Yeni açılan diyalog aşağıdaki şekildedir:

Örneğin istenilen, simge, bu diyalogdaki simgeler listesinde bulunmuyorsa, bu durumda “Yazı Tipi” menüsünden farklı bir yazı tipi seçilebilir. Simgeleri içeren ve en çok kullanılan yazı tipleri, Wingdings ve Symbol tipleridir.

Ardından istenilen simgeye çift tıklanır veya tek tıklanarak, ekle düğmesine basılır. Bu sayede metindeki son bulunduğumuz konuma simge eklenmiş olur.

Metin Biçimlendirme

Word’ün temel özellikleri sayarken, metin girişi yapılması yanında, bu metnin düzenlenmesi için de kullanacağını söylemiştik. Bu düzenleme işlemlerinden ilki, metin biçimlendirmedir.

Word üzerinde metin biçimlendirme işlemleri, 2 grupta toplanabilir.

• Temel Metin Biçimlendirme
• Paragraf Biçimlendirme

Temel metin biçimlendirme işlemlerine, ana ekranda bulunan araç çubuğundan erişilebileceği gibi, detaylı bir diyalog da açılabilir.

Detaylı diyaloğun açılması için, araç çubuklarından, giriş sekmesine geçilmeli ve bu sekme altında bulunan, temel metin grubu açılmalıdır. Bu açma işlemi için, aşağıdaki kırmızı çember içine alınmış düğmeye tıklanabilir.

Bu tıklama sonucunda, aşağıdaki diyalog açılır.

Yukarıdaki diyalogda bulunan temel öğeleri tanıyalım.

• Yazı tipi grubu altında, metinde bulunan yazıların hangi fontta olacağını seçebileceğimiz bir liste bulunur.
• Yazı tipi stili grubu altında 4 seçenek bulunur. Normal, İtalik (yazının yatık yazılmasını sağlar), Kalın, Kalın İtalik (yazının hem kalın hem de yatık yazılmasını sağlar)
• Boyut grubunda ise metindeki yazıların punto boyutu ayarlanabilir.
• Yazı tipi rengi, yazının rengini ayarlamaktadır.
• Alt çizgi stili, yazıdaki metinin altına çizgi çizilmesini ve bu çizginin nasıl çizileceğini ayarlamaya yarar.
• Şayet alt çizgi stili seçildiyse, bu çizginin rengi, “alt çizgi rengi” grubundan seçilebilir.
• Efektler grubunda bulunan seçeneklerde kısaca şöyledir:
  • Üstü çizili, metinin üzerine tek bir çizgi çizer. Örneğin bir alışveriş listesinde, alınan elamanların üzerini çizer gibi, Word de bulunan yazının üzeri de çizilebilir.
  • Üstü çift çizgili, bir önceki özellikle aynıdır, tek farkı, iki çizgi çizmesidir.
  • Üst simge özelliği, metinin üstüne yazılacak bilgiler için seçilebilir. Örneğin bu yazıda da yer alan m² şeklinde metrekare yazabilmek için önce m2 yazılır, ardından 2 seçilerek üst simge haline getirilir.
  • Alt simge ise yazının altına eklenecek bilgiler için geçerlidir. Örneğin a2 şeklinde bir yazı için, önce a₂ yazılır, ardından 2 seçilerek alt simge haline getirilir.
  • Küçük büyük seçeneği, yazıdaki bütün harfleri büyük harfe (büyük harf sembolüne) çevirmeye ve bu çevirimin üzerinden normalde büyük harf olacak harfleri büyük punto, küçük harf olacak sembolleri de küçük punto ile yazmaya yarar.
  • Tümü büyük seçeneği ise, yazılan yazının bütün harflerini, büyük karaktere çevirir.
  • Gizli seçeneği, metinin bir kısmının gizlenmesini sağlar. Örneğin yazıcıdan çıktı alınmadan önce, bazı yazıların gizlenmesi isteniyor olsun. Bu durumda yazılar silinmek yerine hızlıca gizli olarak seçilip çıktı alınabilir.

Paragraf Biçimlendirme

Paragraf biçimlendirme işlemi için, metin biçimlendirmeye benzer şekilde, araç çubuğundan ilgili düğme açılır.

Açılan diyalog aşağıda verilmiştir.

Bu diyalogda bulunan özellikleri tanıyalım.

Paragrafın, sayfada ne tarafa yaslayacağı, hizalama seçeneğinden seçilir.

Anahat düzeyi, metinin, hangi seviyede sınıflandırılacağını belirler. Bu özellik ilk başlarda anlamlı olmayabilir ama örneğin, başlıklar için, hangi başlığın hangi başlık altında olduğunu belirlemek veya liste elemanları için alt seviye, üst seviye belirlemek gibi fonksiyonları vardır.

Girinti seçeneğinde bulunan değerler, paragrafın, sağdan ve soldan girinti miktarını belirler.

Özel seçeneği altından, paragrafın ilk satırı özel olarak ayarlanabilir. Örneğin ilk satır dışarıdan başlatılıp, diğer satırlar içeriden başlatılabilir. Bu fark miktarı, Özel seçeneği yanında yer alan değer kısmından grilir.

Aralık grubunda, paragrafın diğer paragraflar ile olan aralığı ve paragraftaki satırların birbiri ile olan aralığı belirlenir. Bu grupta bulunan önce ve sonra seçeneği, paragrafın, diğer paragraflarla olan aralığını belirlerken, satır aralığı kısmında, sabit aralık seçeneklerinden birisi seçilebilir (örneğin çift aralık gibi) Veya birden çok seçeneği seçilip, değer olarak farklı bir miktar verilebilir.

Metin Seçme

Yukarıdaki bu metin ve paragraf biçimleme seçeneklerini kullanmanın iki yolu bulunur. Birincisi, yukarıda anlatıldığı üzere menülerden bu seçeneklere girmek ve ilgili değişiklikleri yapmaktır. Bu durumda metinde bundan sonra yazılanlar, yapılan ayarlara göre düzenlenmiş olur.

İkinci seçenek ise, metnin bir kısmını seçmek ve yukarıda anlatılan değişiklikleri yapmaktır. Bu durumda da, seçili olan metin üzerine, yukarıda anlatılan değişiklikler uygulanır.

Metin seçmek için, seçilmek istenen metnin, başına, farenin sol tuşuyla tıklayıp, kaldırmadan, seçilmek istenen kısmın sonuna kadar sürüklemek yeterlidir.

Ayrıca hızlı seçim için bazı kolaylıklar bulunur. Örneğin bir metnin tamamını seçmek için klavyeden ctrl+A tuş kombinasyonu kullanılabilir. Diğer bir alternatif ise, Word yazım alanında bulunan seçim bölgesine tıklamaktır.

Seçim bölgesi, metnin en solunda bulunan ve sayfanın bir parçası gibi görülen alandır. Burada üç kere arka arkaya tıklanırse bütün metin seçilir. Veya bir satırın başında tek tıklanırsa satır, çift tıklanırsa paragraf seçilebilir.

Benzer şekilde, klavyede shift tuşuna basılıyken ok tuşları (yukarı, aşağı, sağa, sola) kullanılabilir.

Diğer bir seçim özelliği ise shift+ctrl tuşlarına basılıyken ok tuşlarını kullanmaktır. Bu durumda da kelime kelime seçim yapılır.

Kenarlıklar ve Gölgelendirme

Metin üzerinde yapılan diğer bir değişiklikte, metine eklenebilecek çerçeve ve metinin arka planına konulabilecek renktir. Bu işlemler için giriş sekmesindeki “kenarlıklar ve gölgelendirme” seçeneğine girmek gerekir.

Yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere, bu seçeneğe girmek için giriş sekmesinde bulunan paragraf grubundaki araç açılmalıdır. Bu araç açıldıktan sonra aşağıdaki gibi bir diyalog gelir.

Yukarıdaki bu ekranda, kenarlık sekmesi açılı gelir ve bu sekmede bulunan özellikler kullanılarak, seçilen metin etrafında çizgi çizilmesi sağlanır. Örneğin solda bulunan Ayar listesinden, hazır bir çerçeve seçilebilir. Veya kendi özel çizgilerimizi çizmek için, Stil listesinden bir çizgi stili seçip, renk listesinden renk belirleyip ve son olarak genişliğine karar verdikten sonra, Ön izleme alanındaki metnin istediğimiz bir kısmına (sol, sağ, alt, üst veya paragraf arası) çizgimizi yerleştirebiliriz.

Şayet bu diyalogda bulunan gölgelendirme sekmesine girilirse aşağıdaki şekilde bir diyalog açılır.

Bu diyalogda ise, yazının arka planı için bir renk seçilebilir. Şayet ilave olarak arka plana bir desen konulması isteniyorsa, Desenler grubunda bulunan Stil listesinden bir stil seçilip, bu stil için ilave bir renk daha seçilebilir.

Maddeleme İşlemleri

Word üzerinde yazı yazarken kullanılan diğer bir seçenek de, maddeleme işaretleridir.

Örneğin dokümanımızda madde madde listelemek istediğimiz bir bilgi olsun.

• Ali
• Ayşe
• Mehmet
• Zeynep
• Ahmet

Yukarıdaki isimleri maddeler halinde göstermek için Word bize bazı alternatifler sunar.

Giriş sekmesinden maddeleme seçeneği seçilebilir.

Bu seçim sonucunda istenilen bir sembol, maddelerin başına gelebileceği gibi, istenirse, “Yeni Madde İşareti Tanımla” seçeneğinden, özel bir sembol seçilerek yeni bir maddeleme de yapılabilir.

Diğer bir özellik ise numaralandırmadır. Bu sayede, listemizde bulunan elemanların başına sembol yerine numaralar konulabilir.

Örneğin yukarıdaki şekilde, elemanların başına roma rakamları ile numaralandırma yapılmıştır.

Son olarak Word, çok seviyeli numaralandırma imkânı sunar. Örneğin listemizdeki elemanları, maddeler ve alt maddeler şeklinde yazacaksak, çok seviyeli numaralandırmayı seçmeliyiz.

Çok seviyeli numaralandırmanın altında da hazır bazı seçenekler olduğu gibi buradaki listeyi de düzenleme imkânı bulunur.

Örneğin aşağıdaki diyalogda, örnek bir çok seviyeli numaralandırma yapılmıştır.

Bu numaralandırmada, 4. Seviye için sayı seçilerek, bu seviyede bulunan maddelerin sayılarla gösterilmesi sağlanmıştır.

Maddelerimiz için bir şekil belirledikten sonra, maddeleri alt veya üst seviye şekline getirmek için, listemizdeki maddelerin başına gidip klavyeden TAB tuşuna basabiliriz. Shift+TAB tuşu ise bir seviye yukarı çıkarır.

Bu işlemleri yapmak için ayrıca Word görünümünü girinti şeklinde getirmek de mümkündür. Bu görünüme geçmek için Görünüm sekmesinden, Ana Hat görüntüsüne geçilebilir.

Ardından gelen yeni araç çubuğu sayesinde, istenilen madde, daha alt madde haline veya üst madde haline getirilebilir.

Yapılması gereken tek şey, metindeki etkilenmesi istenen madde veya maddeleri seçmek ve çıkan yeni, anahat aracındaki ok tuşlarını kullanarak içeri (sağa) veya dışarı (sola) maddeleri hareket ettirmektir.

Word üzerinde dosyalama işlemleri

Yukarıda anlatılan metin yazma ve düzenleme işlemleri yapıldıktan sonra, dosyanın kaydedilmesi mümkündür. Bu sayede, daha sonraki çalışmalarda metin açılabilecektir. Bu kaydetme ve açma işlemleri için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.

Öncelikle Word çalışma alanında bulunan menü çubuğundaki Dosya seçeneğine tıklayalım

Açılan ekranda, Kaydet seçeneği kullanılarak, kaydetme işlemi başlatılabilir. Bu seçeneğe tıklandığında aşağıdaki şekilde bir diyalog gelir.

Bu klasik dosya diyaloğunda, dosyanın kaydedilmesi istenen dizin seçilip ardından dosyaya biri isim verilmesi yeterlidir.

Kaydet düğmesine basıldıktan sonra dosya kaydedilir.

Dosyanın açılması için bu sefer, menü çubuğundaki dosya seçeneğinden Aç seçilir ve benzer bir dosya diyaloğu sayesinde, dosyanın konumuna gidilip, açılması istenen dosyaya tıklanarak Aç denilir.

Ayrıca Dosya menüsü altında, En Son seçeneği, son çalışılan dosyaları da açmaya yarar.

Dosya kayıtları sırsında, kaydedeceğimiz dosyaya şifre vererek dosyayı koruma altına alabiliriz. Bunun için dosyayı kayıt esnasında, araçlar seçeneği tıklanılarak açılıp, genel seçenekler seçilmelidir.

Açılan diyalogda istenilen bir şifre verilebilir.

Burada iki ayrı şifre sorulur. İlk şifre açma parolasıdır, dosyayı açmak isteyen kişi, bu şifreyi bilmeden açamaz. Değiştirme parolası ise, dosyanın açılış şeklini belirler. Örneğin dosyayı açarken, açma parolasını bilen ama değiştirme parolasını bilmeyen bir kişi, dosyayı açıp görüntüleyebilir ama dosya üzerinde değişiklik yapamaz, çünkü dosya salt okunur şeklinde açılır.

İster sadece açma parolası ister sadece değiştirme parolası veya her ikisini birden verdikten sonra tamam düğmesine tıklandığında, şifrenin onaylanmasını tekrar ister. Bu onayla birlikte dosya şifreli olarak kaydedilir.

Şayet daha önceden şifre verilerek kaydedilmiş bir dosyadan, şifrenin kaldırılması isteniyorsa, bu durumda, değiştirme hakkımız olan bu dosyayı açıp, kaydederken, parolaları temizlememiz yeterli olacaktır.

3,887 views

R project (projesi), daha önceden vâr olan S Lang isimli, ücretli, istatistik diline alternatif olarak ücretsiz olarak çıkarılmıştır.

Bu yazının amacı R Project isimli bu istatistiksel modelleme ve geliştirme aracını tanıtan Türkçe bir yazı yayınlamaktır. Bu yazı kapsamında, R Project 2.11.1 sürümü kullanılacaktır. R Project programını, r-project.org sitesinden indirebilirsiniz.

Giriş

R project programını ilk kez çalıştırdığınızda, aşağıdaki gibi bir ekran ile karşılaşırsınız:

Yukarıdaki ekranda görülen pencere, bizim komutları verdiğimiz ana penceremiz olacak. Bu pencerede R Project içerisinde daha önceden tanımlı olan fonksiyonları kullanabileceğimiz gibi yeni fonksiyon tanımlamaları da yapabiliriz.

Basit işlemler ile programı kullanmayı öğrenelim. En basit ve en önemli ilk komutumuz, programdan nasıl çıkılacağı. Bunun için yukarıdaki resimde görülen ekranda “q()” yazmanız yeterlidir. Elbette R Project, mevcut çalışmaların kaybolmaması için, kaydetmek isteyip istemediğimizi soracaktır.

Sırada ikinci en önemli komutumuz olan “help()” komutu var. Bu komut adı üzerinde R Project’in yardım dosyalarını görüntüler ve herhangi bir komut hakkında bilgi almamıza yarar. Örneğin yeni öğrendiğimiz “q()” komutu hakkında bilgi almak isteyelim. Bu durumda

>help(q)

Yazmamız yeterlidir. Şayet kurulum sırasında, yardım dokümanlarını yüklemeyi seçtiyseniz bilgisayarınızdaki kurulu olan yardım dosyalarından q fonksiyonu hakkında bilgiler bulunarak size internet görüntüleyicinizde gösterilecektir. Şayet bu yardım dosyalarını yüklemediyseniz, internet üzerinden R Project sitesine bağlanılarak yardım dosyaları gösterilecektir.

Alternatif olarak yardım için ? işareti de kullanılabilir. Örneğin q fonksiyonu hakkında yardım almak için help(q) yazmak yerine ?q da yazılabilir. Bu iki kullanım birbirinin aynıdır.

Bazı durumlarda, kullanılmak istenen komut hatırlanamayabilir. Şayet kullanmak istediğiniz komutun bir kısmını hatırlıyorsanız, yardım dosyalarında bu komuta benzeyen bütün komutları ?? işareti ile aratabilirsiniz. Örneğin ??q şeklinde bir komut verirsek, yardım dosyalarında, içinde ne kadar q harfi geçen komut varsa hepsini listeler.

Basit Vektörler

R Project’e giriş yaptıktan sonra vektörler, diziler ve basit işlemleri öğrenebiliriz.

R project için en önemli komutlardan birisi c() komutudur. Bu komut, concatinate (üleştirmek) kelimesinden gelir ve verilen bilgileri üleştirerek bir vektör oluşturur.

Örneğin aşağıdaki ekran görüntüsünü incleyelim:

Ekran görüntüsünde ilk satırda, sadi ismindeki bir değişkene, c fonksiyonu ile bir vektör ataması yapılıyor. Bu değişken ismi daha önceden tanımlı değildir ve ilk defa burada kullanılıyor, otomatik olarak bu isimde bir vektör oluşup, daha sonraki işlemler için hafızada (RAM) saklanıyor.

Nitekim ikinci satırda bu değişkenin ismi tek başına yazıldığında, değişkenin içerisindeki vektör (mavi renkle) görüntüleniyor.

Burada atama işlemi (assignment) yapılmıştır ve c() fonksiyonunda oluşturulan vektör, “sadi” isimli değişkene atanmıştır. Bu atma işlemi için <- sembolleri kullanılmıştır (küçüktüt ve eksi)

Aynı atama işlemi assign() fonksiyonu kullanılarak da yapılabilir. Yalnız assign kullanılırsa, değişkenin ismi çift tırnak içinde yazılmalıdır. Benzer şekilde okun yönü -> sağa doğru (eksi ve büyüktür) şeklinde kullanılırsa, okun solundaki değer, sağındaki değişkene atanır.

Örneğin son satırında, bu şekilde seker değişkenine atama yapılmıştır.

Vektörler, R Project için en basit veri yapılarıdır. Bu veri yapıları kullanılarak çeşitli işlemler yapılabilir.

Örneğin basit 4 işlem için + – * ve / operatörleri kullanılabilir (sırasıyla, toplama, çıkarma, çarpma ve bölme işlemlerinin sembolleri)

Bir önceki örnekte sadi değişkeninin içerisine bir vektör ataması yapıldı. Bu vektör üzerinde, aşağıdaki şekilde işlemler yapılabilir:

Görüldüğü üzere yukarıda, sırasıyla, bölme, toplama, çarpma ve çıkarma işlemleri gösterilmiştir. Örneğin ilk örnekte 1/sadi komutu ile, sadi değişkeni içerisinde bulunan bütün değerlerin 1′e bölümünden çıkan yeni vektör görüntülenmiştir.

Bu vektörü görüntülemek yerine yukarıdaki örnekte olduğu gibi a isimli bir değişkene atama yapılıp, ileride de kullanılabilir.

Yukarıdaki bu dört işlem dışında, R Project içerisinde, vektörler için geniş bir fonksiyon kütüphanesi bulunur. Bunlardan sık kullanılan bazılarını anlatalım.

Bu örneklerden, sum, vektör elemanlarının toplamını, mean ortalamasını ve length eleman sayısını bulmaya yarar.

Vektör değeri üretilmesi sırasında da R Project içerisinde bazı kolay komutlar bulunmaktadır.

Örneğin : operatörü, bir dizi oluştururken, başlangıç ve bitiş değerlerini alır. Bu değerler arasında birer birer artan bir dizi oluşturur. 1:10 dizisi bu şekilde oluşturulmuştur.

Bu iş için seq fonksiyonu da kullanılabilir. Bu fonksiyon iki parametre alabileceği ve : operatörüne denk kullanılabileceği gibi üçüncü bir parametre daha alıp artış miktarını ayarlayabilir. Seq(1,10,by=2) yazımında, by=2, artış miktarının 2şer 2şer olacağını anlatır. Örneğin by=.2 şeklinde 0.2 olarak da arttırılabilirdi. Aynı durum, : operatörü ile bir dizi oluşturup bir sabit ile çarparak da oluşturulabilir.

Ayrıca seq fonksiyonuna parametre olarak from ve length değerleri de verilebilir.

Length, vektörün eleman sayısını, from ise başlangıç değerini belirtir.

Rep fonksiyonu, bir vektörün tekrarlaması (repeat) için kullanılır. Bu tekrar işlemi, aynı vektörün arka arkaya tekrarlanması şeklinde ise times parametresine kaç tekrar istendiği verilerek, şayet vektörün her elamanı tekrarlanacaksa each parametresine sayı verilerek yapılabilir.

Dizgi (String) Vektörleri

Yukarıdaki bölümde anlatıldığı üzere vektörleri sayılardan oluşturmak mümkün olduğu gibi, dizgilerden (string) oluşturmak da mümkündür.

R Project içerisinde, bir dizgiyi (string) belirten sembol çift tırnaktır.

Örnekte görüldüğü üzere, c fonksiyonu kullanılarak bu kez ali isminde bir dizgi vektörü oluşturulmuştur.

Dizgilerde özel sembollerin yazılması için \ sembolü kullanılır. Örneğin zaten tırnak içerisindeki bir dizgiye tırnak sembolü konulmak istenirse \” şeklinde yazılması gerekir. Benzer şekilde \ işaretini bir dizginin içerisine yerleştirmek için \\ şeklinde iki kere tekrar edilmesi gerekir.

Vektör Indisleri (Indexes)

Vektörlerle çalışırken, önemli konulardan birisi de indekslerin doğru kullanılmasıdır. Basitçe bir vektörün içerisindeki bir veya birden çok belirli elemanlara erişmeye yarayan operatördür. [] şeklinde köşeli parantezlerle kullanılır.

Örneğin yukarıdaki ilk kullanımda, a,b şeklindeki bir vektöre indis olarak 1,2,2,1,1 şeklindeki ikinci bir vektör indis olarak veriliyor. Bunun anlamı, ilk vektördeki a,b ikilisindeki elemanların hangi sırayla tekrarlanacağıdır. Yani a elemanı 1. Eleman, b elemanı ise ikinci eleman, o halde 1,2,2,1,1 vektöründeki 1 yerine a ve 2 yerine b konulması istenmiştir.

Yukarıdaki ikinci örnekte, a isimli bir vektör içerisine 1′den 20′ye kadar olan çift sayılar yerleştirilmiştir. İndis olarak verilen vektör ise 3,2,8 olduğuna göre, vektörün bu elemanları sonuçta görüntülenir.

İndis kullanımında, tek bir sayı verilerek, sadece bu elemana doğrudan erişilebileceği gibi, eksi sayılar kullanılarak, vektörden bu elemanlar çıkarılabilir. Örneğin a[-2] kullanımı, vektörden 2. Elemanın çıkarılması anlamındadır. a[1:3*-2] kullanımı ise aslında a[c(-2,-4,-6)] olduğuna göre, 2. 4. Ve 6. Elemanların çıkarılması anlamındadır.

Vektör seviyeleri (levels)

Vektörlerde önemli bir konu da, vektörler üzerinde oluşturulan seviyelerdir. Basitçe bir vektörde birden fazla tekrar eden bir bilgi bulunuyorsa, bu bilgi bir üst seviyede gruplanabilir.

Yukarıdaki örnekte, gorev ve maas isimli iki vektör değişkeni bulunmaktadır. Gorev değişkeninde, bazı görevlerin tekrarlı olduğuna dikkat ediniz.

8 adet görev ve her görevdekilerin maaşının yazılı olduğu 8 adet maaştan oluşan iki ayrı vektör bulunuyor.

Öncelikle factor komutunu kullanarak, gorev vektöründeki seviyeleri çıkarıyoruz. Nitekim, factor komutundan sonra bize Levels: …. Şeklinde ikinci bir satıda, çıkarılan seviyeleri listeliyor. Görüldüğü üzere factors komutu, kümeleme işlemi yapmaktadır. Küme teorisinde (set theory) bir eleman sadece bir kere geçebilir. Dolayısıyla çıkarılan levels listesinde de her eleman tek bir kere geçmektedir. Ayrıca alfabetik olarak sıralamaktadır.

Bu listeye levels() fonksiyonu ile ulaşılabilir.

Tapply fonksiyonu ise iki vektörü bir fonksiyon üzerinden birleştirmeye yarar. Örneğin her gorevin ortalama maaşını hesaplamak için mean, toplamı için de sum fonksiyonu, yukarıdaki örnekte kullanılmıştır.

Bu kullanımı, SQL dilinde bulunan group by kelimesine benzetmek mümkündür. Öncelikle gruplama yapılıp ardından grup fonksiyonu uygulanmaktadır.

Diziler ve Matrisler

R Project içerisinde, çok boyutlu vektörler için dizi (array) kelimesi kullanılır. Buna göre, vektör tek boyutlu bir veri yapısı iken, diziler (array) çok boyutlu olabilir.

Bu anlamda, matrisler (matrix) iki boyutlu diziler olarak kabul edilebilir. Diziler, üç veya daha fazla boyutta da olabilir.

Yukarıdaki örnekte olduğu üzere, 1:18 ile 1′den 18′e kadar sayılar oluşturulmuş ardından bu sayılardan oluşan vektör, 2 boyutlu bir dizinin (array) içerisine döşenmiştir. Bu dizinin boyutları ise dim=c(3,6) komutu ile 3×6 şeklinde verilmiştir.

Yukarıdaki bu kullanımı, indis kullanımı ile birleştirmek de mümkündür.

Dizi[2], kullanımı, dizinin 2. Elemanına erişirken, dizi[2,] kullanımı 2. Satıra, ve dizi[,2] kullanımı da 2. Sütuna işaret etmektedir.

Bu indisler kullanılarak, dizi üzerinde değişiklik yapılması da mümkündür.

İlk örnekte, dizinin 3. Elemanına 111 sayısı konulmuştur. BU işlemden sonra dizinin [3,1] elemanı 111 olarak değişmiştir.

İkinci örnekte ise, dizinin ilk sütunu, 9,9,9 vektörü ile değiştirilmiştir.

Matrislerde İşlemler

Matrislerde lineer cebir (linear algebra) gereği bazı işlemlerin R Project ile kolayca yapılması mümkündür.

Örneğin temel matris işlemlerini ele alalım:

Yukarıda iki adet 2×2 boyutlarındaki (a ve b) matrisin sırasıyla, toplanması, çarpılması, çıkarılması ve bölünmesine örnekler gösterilmiştir.

Benzer şekilde, matrislere özgü bazı işlemlerin yapılması da mümkündür. Örneğin iki matrisin Kartezyen çarpımı için (outer product) %o% şeklinde üç sembolden oluşan bir operatör kullanılması mümkündür:

Görüldüğü üzere sonuç, 4 boyutlu bir matristir.

Matris tersyüzü için (transpose) t() fonksiyonu kullanılabilir:

Görüldüğü üzere a matrisinin tersyüzü alınmıştır.

Matrisin tersini almak için solve() fonksiyonu kullanılabilir.

Görüldüğü üzere a matrisinin, çarpmaya göre tersi alınmıştır.

Listeler (LISTS)

R Project içerisinde kullanılan diğer bir veri tipi de listelerdir. Listelerin vektörlere göre farkı, veriyi sayısal indis yerine istenen bir veri tipinde indisleyebilmesidir.

Yukarıdaki örnekte görüldüğü üzere, eleman isimli bir liste oluşturulmuştur. Bu listenin ilk iki elemanı dizgi (string) yapısında iken 3. Eleman sayı ve son elemanı bir vektördür.

Listenin bir elemanına erişilirken, bu erişim için [[ ]] şeklinde çift köşeli parantez kullanılır.

Yukarıdaki örnekteki son satırda, listenin 4. Elemanına erişilmiş, bu eleman bir vektör olduğu için de bu vektörün ilk elemanına erişilmiştir.

Ayrıca yukarıdaki listenin herhangi bir bilgisi, doğrudan ismi kullanılarak aranabilir.

Listelere eleman eklemek veya değiştirmek için, bu elemanın indis numarası kullanılabilir.

Yukarıdaki örnekte görüldüğü üzere eleman listesine yeni bir değer 5. Sırada eklenmiştir.

205 views